Siklus Pendapatan

Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus – siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian – kejadian ini menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu :

Ø Siklus Pendapatan

Ø Siklus Pengeluaran

Ø Siklus Produksi

Ø Siklus Keuangan

Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. (Lihat Gambar 1).

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :

Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah system informasi. Gambar 2 Menunjukkan hubungan antara dua siklus transaksi jual beli dan subsistem-subsistem system informasi untuk sebuah perusahaan jual-beli barang. Perusahaan jual-beli barang adalah organisasi yang membeli barang dari pemasok dan menjual barang tersebut ke pelanggan.

Siklus Siklus

Pendapatan Pengeluaran

Gambar 2 sebelah kiri menunjukkan siklus pendapatan atau revenue cycle yang berisi transaksi-transaksi yang berhubungan dengan proses pendapatan. Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam system order entry/penjualan, system penagihan/penerimaan kas, dan sebagian kegiatan yang relevan dalam system inventaris dan system general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :

· Pendapatan dan pencatatan order pelanggan

· Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual

· Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable

· Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas

Dalam siklus pendapatan, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai. Pembahasan lebih jauh akan sering membahas masalah penjualan kredit. Namun perlu untuk mengetahui penjualan secara tunai. Perbedaan secara signifikan antara proses penjualan tunai dan penjualan kredit adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (piutang dagang) pada proses penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada system pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi. Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan. Beberapa teknik dan alat dapat digunakan untuk membuat pencatatan awal. Fungsi siklus pendapatan diantaranya adalah :

Analisis Sistem

Tahap analisis system dilakukan untuk memperoleh informasi tentang system yang sedang berlaku. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahap analisis system, yaitu menentukan kebutuhan informasi, melakukan survey untuk menentukan kelemahan system dan pemecahan system.

Flowchart Manual

Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Berikut contoh bagan arus (flowchart) manual yang sangat sederhana pada gambar 3 :

Gambar 3

( Perlu diingat ! tidak ada dua organisasi yang identik, ditampilkan flowchart sederhana )

Kebutuhan Sistem

Gambar 6 menunjukkan empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Ini yang akan menentukan kebutuhan system siklus pendapatan secara umum.

Entri Pesanan Penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

a. Mengambil pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.

b. Persetujuan kredit

Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman.

Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.

d. Menjawab permintaan pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap:

1. Mengambil dan mengepak pesanan

2. Mengirim pesanan tersebut

Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

a. Ambil dan mengepak pesanan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.

Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan.

b. Mengirim pesanan

Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.

Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.

Penagihan dan Piutang Usaha

Penagihan

Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasikan barang dan jumlah yang dikirimkan, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.

Pemeliharaan data piutang usaha

Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada controller, melakukan dua tugas dasar : Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

Penagihan Kas

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada bendahara, menagani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya di bank.

Dalam siklus pendapatan dokumen yang dibutuhkan diantaranya adalah :

Kelemahan Sistem

Setelah mendapat kebutuhan system dan contoh flowchart manual siklus pendapatan, maka tahap selanjutnya adalah menganalisa kelemahan system. Dalam flowchart tersebut kelemahan system adalah sebagai berikut :

Ø Tidak menggunakan komputer, maka pengarsipan sangat mudah rusak dan hilang.

Ø Dokumentasi yang tidak ada antara lain shipping order, credit/debt memo, dan shipping report.

Ø Dan masih banyak lagi yang dapat dianalisa.

Laporan Hasil Analisis Sistem

Laporan hasil analisis system sangat penting karena berperan sebagai landasan bagi pengambilan keputusan. Dalam tahap – tahap sebelumnya, dapat diketahui hal – hal yang dapat dijadikan laporan hasil analisis system, yaitu :

Ø Dalam era globalisasi dan siklus bisnis yang kian maju, tidak terkecuali siklus pendapatan diperlukan system yang terkomputerisasi demi memenuhi pelayanan pelanggan

Ø Melengkapi dokumentasi untuk melakukan pengendalian.

Ø Pemisahan tugas karyawan perlu diperinci kembali

Desain Sistem Secara Umum

Siklus Pendapatan

Desain Model

Tahap selanjutnya dalam siklus system informasi adalah tahap perancangan. Tahap kedua ini memiliki dua alternative, yaitu merancang system informasi yang baru atau memilih komputer yang sesui dengan kebutuhan. Pekerjaan rancangan dimulai dari merancang keluaran.

Output

Output dari system informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output berupa laporan yang akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan perencanaan serta pengendalian. Dalam penentuan output ada hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu :

Ø Merancang format laporan

Ø Merancang isi laporan

Ø Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain – lain.

Berikut ini contoh laporan output dalam siklus pendapatan.

Gambar 7

Input

Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian berasal dari pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan. Berikut contoh faktur penjualan

Database

Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan system terkomputerisasi. Yang dibutuhkan dalam perancanga database siklus pendapatan adalah :

Teknologi

Dalam siklus pendapatan, dapat menggunakan teknologi seperti Kode produk universal ( Universal Product Kode - UPC ) Untuk mengidentifikasikan produk dan teknologi scanning, seperti pada terminal eceran di titik penjualan (point of sale-POS).

POS adalah teknologi essensial lainnya. Kode bar UPC di scan dengan teknologi POS pada anjungan keluar di toko eceran merupakan cara mengenali barang dan memberitahukan dengan cepat sehingga persediaan disiapkan lagi untuk dijual kembali. Ini sangat penting dalam dunia eceran , dimana permintaan pelanggan atas produk tertentu dapat dilakukan dan juga berubah dengan cepat . Apa yang terjual tahun lalu, bulan lau, atau bahkan minggu lalu bukan lagi merupakan yang diinginkan pelanggan

Saat ini juga terdapat cara lain untuk meningkatkan proses entri pesanan penjualan melibatkan penggunaaan Electronic Data Interchange (EDI) untuk berhubungan secara langsung dengan pelanggan. Dengan menggunakan EDI, toko-toko ritel akan mengirim pesanan mereka langsung ke sistem pesanan penjualan

Pengendalian

Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif.

1. Kehilangan data

Akibat :

· Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.

· Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum.

Pengendalian :

· File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara teratur.

· Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja

· Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.

2. Kinerja yang kurang baik

Akibat :

· Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.

· Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.

Pengendalian :

· Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.

· Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem kerja dan kinerja karyawan.

Pengecekan Purchase Order pelanggan

	Risiko yang Dihadapi	Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalian Masukan	- PO yang masuk merupakan PO palsu. - PO rusak tidak bisa terbaca.	- Pemeriksaan tanda tangan pejabat di perusahaan pelanggan beserta cap perusahaan. - Konfirmasi langsung ke pelanggan mengenai pesanannya melalui telepon.
Pengendalian Proses	- Kesalahan pengecekan oleh petugas CSR. - Tidak adanya otorisasi baik secara umum maupun untuk PO yang bermasalah dalam hal jumlah pesanannya. - Database pelanggan tidak update.	- Pengecekan ulang walaupun oleh petugas yang sama. - Otorisasi dilakukan oleh petugas pengecekan untuk PO-PO yang nilainya wajar. Otorisasi oleh Sales Manager apabila PO pelanggan melewati credit limit-nya, gross margin dibawah yang ditetapkan dan nilai order kurang dari dua juta. Sedangkan Otorisasi Direktur Keuangan apabila ada PO dengan gross margin negatif. - Pengecekan database pelanggan sewaktu-waktu oleh bagian AR Control.
Pengendalian Keluaran	- PO tidak terproses oleh bagian CSR. - PO hilang karena tidak ada dokumentasi.	- PO diberi tanda bahwa PO tersebut telah diproses dan kemudian diarsip menurut nama pelanggan.

Pembuatan Delivery Order (DO)

	Risiko yang Dihadapi	Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalian Masukan	- Misinformasi antara bagian CSR dengan bagian Gudang. - Staf Gudang lupa akan DO yang akan dibuat. - Catatan Persediaan Gudang hilang atau diubah-ubah.	- Pengiriman pesanan pelanggan dengan email dan juga akan diberitahu dengan telepon. - Staf Gudang dapat menghubungi bagian CSR untuk konfirmasi pesanan. - Catatan Persediaan Gudang hanya dapat diakses oleh staf Gudang.
Pengendalian Proses	- Salah isi dokumen DO diakibatkan ketidak-telitian staf Gudang. - Nomor DO dibuat tidak urut. - Nomor pada DO digunakan dua kali untuk pesanan yang berbeda. - Penyalahgunaan DO yang salah cetak. - Tidak ada otorisasi baik kepada DO maupun pengeluaran barang dari Gudang. - Persediaan Gudang tidak cukup dengan pesanan yang datang.	- Pengisian dengan nomor urut DO (walau belum prenumbered) yang hanya diketahui oleh staf Gudang. - Pengecekan kembali oleh staf yang mengisi DO (on-screen verification). - Eliminasi DO yang salah cetak (sobek-sobek) sehingga tidak bisa digunakan lagi. - Otorisasi oleh Manajer Gudang untuk semua DO yang dibuat karena berhubungan dengan barang yang keluar juga. - Pembuatan DO dilakukan sampai dengan barang yang ada tersedia.
Pengendalian Keluaran	- Pemeriksaan (stock opname) gudang baik oleh Auditor internal maupun oleh Auditor eksternal. - DO dengan barang yang akan dikirim tidak sama secara kuantitasnya. - DO dan barang yang dikirimkan tidak sampai ke pelanggan. - DO dan barang mengalami kerusakan saat pengiriman.	- Bagian Gudang mencatat barang keluar ke Catatan Persediaan Gudang yang hanya dapat diakses oleh bagian gudang. - Salah satu lembar DO diarsip menurut nama pelanggan di bagian Gudang. - Pengecekan kembali antara jumlah pada DO dengan jumlah barang yang dikirim. - Perjanjian tertulis dengan transportir bahwa transportir akan mengantarkan barang (juga DO secara tidak langsung) ke pelanggan dengan baik.

Pembuatan Sales Invoice / Faktur Penjualan

	Risiko yang Dihadapi	Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalian Masukan	- DO yang kembali rusak dan tidak dapat terbaca. - DO yang kembali tidak ada tanda tangan pelanggan (barang tidak sampai). - Bukti untuk membuat Faktur Penjualan hanya berasal dari DO dari pelanggan	- Perlindungan oleh transportir/kurir. - Apabila masih dapat terbaca, DO yang kembali masih diakui dan dipakai untuk membuat Faktur Penjualan. - Meminta tanda terima ulang kepada pelanggan. - Bagian Billing dapat meminta arsip DO kepada bagian Gudang.
Pengendalian Proses	- Kesalahan pengisian atau pengisian form yang terlewatkan oleh staf billing - Nomor faktur tidak urut dimasukkan. - Nomor faktur digunakan oleh beberapa transaksi yang berbeda. - Penyalahgunaan Faktur yang salah cetak. - Tidak ada otorisasi.	- Pengecekan ulang sebelum dicetak (on-screen verification) oleh staf yang sama dengan yang mengisi faktur. - Nomor faktur ditulis dengan urut dan hanya staf billing yang mengetahui nomor tersebut. - Eliminasi (sobek-sobek) faktur yang salah cetak sehingga tidak bisa dipakai kembali. - Otorisasi oleh pejabat setingkat manajer.
Pengendalian Keluaran	- Tidak ada bukti faktur penjualan. - Pemeriksaan dari kantor pajak. - Faktur tidak sampai kepada pelanggan. - DO dari pelanggan hilang/dibuang.	- Salinan keenam faktur disimpan sebagai arsip bersama DO kembali. - Perusahaan mencetak lembar kedua dan ketiga faktur untuk keperluan pajak perusahaan. - Staf billing mengantarkan langsung ke pelanggan.

Laporan Hasil Desain Secara Umum

Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :

1. Bagian Penjualan

Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.

2. Bagian Kredit

Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke berbagai departemen.

3. Bagian Gudang

Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang (biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.

4. Bagian pengiriman

Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.

5. Bagian Penagihan

Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.

6. Bagian piutang dan Buku Besar

Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima (tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.

Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan

A. Pengumpulan data

Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form. Data order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau on-line processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.

B. Pemrosesan awal data

Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses lebih lanjut.

C. Pemrosesan lanjutan

Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode konsumen).

Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak.

Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya.

Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.

D. Update file yang bersangkutan

File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang dagang.

Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.

E. Tahap Pelaporan

Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.

Fungsi Piutang terkait :

1. Penerimaan kas

Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.

2. Penagihan

Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan.

3. Piutang Dagang

Dalam proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).

4. Kredit

Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo penghapusan piutang.

Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang

1. Pengembalian dan potongan penjualan

Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga resminya.

Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.

2. Penghapusan piutang

Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.

Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut. Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan kepada pihak independen (untuk menjaga proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.

Kesimpulan

Dalam siklus pendapatan, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai.

Empat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. SIA harus didesain untuk memaksimalkan efisiensi dimana setiap fungsi ini dilakukan. SIA juga harus memsukkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau penyalahgunaan persediaan dan kas.