Sekilas tentang sistem manajemen hotel

Sekilas tentang sistem manajemen hotel/Hotel Management System (HMS)

Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) bertujuan membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil lain yang dicapai dengan pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel.

Aliran data yang dihasilkan sistem ini dapat dibagi tiga katagori:

1. Level paling atas untuk kebutuhan top manajer. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka panjang, sangat tidak pasti, environmental, perencanan dan kebijaksanaan dan laporan yang berbentuk ringkas.
2. Level menengah untuk midle manager. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka menengah, relatif lebih pasti, organizational, pelaksanaan kebijaksanaan dan perencanaan taktis, laporan relatif terperinci
3. Level bawah untuk lower manajer. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka pendek, sedikit pasti, departmental, pelaksanaan aktifitas harian dan pemeliharaan, laporan yang terperinci.
   

Ruang lingkup sebuah sistem manajemen hotel sangatlah luas, tergantung kelengkapan fitur yang disediakan oleh program tersebut. Kelengkapan itu sendiri sangat tergantung pada type/jenis hotel dan struktur organisasi perhotelan. Sistem manajemen hotel harus dapat menangani pekerjaan :

1. Pada divisi kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front office) dan bagian tata graha (housekeeping).
2. Pada divisi accounting (accounting devision) untuk semua bagian accounting
3. Pada divisi restorant dan bar (bar and restourant division).
4. Pada divisi marketing (marketing devision)
5. Pada divisi teknisi dan peralatan (engginering division)
   

Tetapi tidak semua sistem manajemen hotel yang ada sekarang mendukung ke 5 pekerjaan di atas, ada beberapa sistem yang hanya mendukung sebagian pekerjaan ataupun ada beberapa sistem yang dapat mencakup lebih dari kelima pekerjaan pokok di atas.

Dengan kemajuan teknologi, sebuah sistem dapat dihubungkan dengan perangkat-perangkat keras lainnya (hardware) seperti kamera pengintai (spy camera) dan menyimpan datanya dalam database untuk pengarsipan data-data tamu guna memenuhi keamaan publik jika suatu saat diperlukan. Dengan menghubungkan sistem manajemen dengan kunci otomatis dengan menggunakan kartu (smart card, optic card, dll) maka keamanan tamu lebih terjamin dan pengawasan terhadap tamu yang keluar masuk (check in or check out) dapat dikontrol dengan baik. Dengan menghubungkan penggunaan telepon genggam (handphone) maka para calon tamu dapat memesan kamar hotel dengan menggunakan fasilitas kirim pesan pendek (SMS, sort mesagge system). Tujuan pengintegrasian alat-alat di atas dan alat-alat lainnya semakin menambah kompleksnya sebuah sistem manajemen hotel dan mengaburkan tujuan awal pengggunaan sistem ini. Akhirnya banyak hotel menggunakan sistem manajemen hotel untuk tujuan menaikkan rate hotel mereka. Hal ini terjadi karena asumsi hotel yang menggunakan sistem adalah hotel yang bermanajemen baik.